Checkliste
für Ihre Buchhaltung

Checkliste für Ihre Buchhaltung

damit diese kosteneffizient und zeitgerecht erstellt werden kann!

Sie bereiten die Belege vor, wir verbuchen Sie automatisiert und erstellen Ihre Auswertungen, damit Sie alles im Blick behalten.


Die Checkliste gibt es auch als praktischen Download:

Checkliste Buchhaltungsunterlagen herunterladen (PDF)

Die einzelnen Punkte
im Überblick

Checkliste: Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen

Voraussetzung für eine kosteneffiziente und zeitgerechte Buchhaltung.

1. Eingangsrechnungen (ER)

  • Jede Rechnung als eigener Scan bzw. eigene PDF-Datei
  • Lesbar und vollständig (alle Seiten)
  • Eindeutige Dateibenennung: Datum_Lieferant_Rechnungsnummer
  • Pflichtangaben gemäß UStG vollständig (insb. UID, Rechnungsnummer, Datum, Steuerbetrag)
  • Private Anteile oder Besonderheiten (z. B. Bewirtung, PKW, Investition) bitte kennzeichnen

Unleserliche, falsch benannte oder zusammengefasste Rechnungen verursachen Mehraufwand und Zusatzkosten.

2. Ausgangsrechnungen (AR)

  • Jede Rechnung einzeln als PDF
  • Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
  • Eindeutige Dateibenennung: Datum_Kunde_Rechnungsnummer
  • Stornos und Gutschriften klar gekennzeichnet
  • Alle Bar- und Onlineerlöse vollständig erfassen

Unvollständige Ausgangsrechnungsdaten führen zu falschen UVA-Ergebnissen und unnötigen Rückfragen.

3. Bankauszüge / Bankverbuchung

Bevorzugt

  • Bankauszugsverbuchung erfolgt über Bankeinbindung
  • Kanzleisoftware verbucht Umsätze automatisch

Alternativ

  • Original-Bankkontoauszüge (keine Umsatzlisten)
  • Vollständig für den gesamten Zeitraum
  • Mehrere Konten getrennt übermitteln

Umsatzlisten ersetzen keinen Bankauszug und sind nicht prüfungstauglich.

4. Kassa (falls vorhanden)

  • Laufende, zeitgerechte Kassaführung / Registrierkassa
  • Tägliche Kassenberichte bei Barumsätzen
  • Belege nummeriert und nachvollziehbar
  • Einzelne Belege pro Eingangsrechnung in der Registrierkassa
  • Kein negativer Kassenstand

5. Verträge & Dauerschuldverhältnisse

  • Miet- und Pachtverträge
  • Leasingverträge
  • Kredit- und Darlehensverträge
  • Kaufverträge (insbesondere Anlagevermögen)
  • Wartungs-, Service- und Lizenzverträge
  • Versicherungsverträge

6. Anlagevermögen & Investitionen

  • Anschaffungen über EUR 1.000 netto (brutto bei Kleinunternehmern) kennzeichnen
  • Anschaffungsdatum und Nutzung angeben
  • Bei PKW: Art der Nutzung dokumentieren, Fahrtenbuch handschriftlich führen

7. Fristen & Übergabe

  • Übergabe bis zum 10. des Folgemonats
  • Übermittlung derzeit per E-Mail (zukünftig über Datenbank)
  • Unterlagen vollständig und gesammelt übermitteln

Leistungen die zusätzlichen Aufwand bedeuten (und kostenpflichtig sind)

  • Sortieren unsortierter Belege
  • Auftrennung von Sammel-PDFs
  • Nachfordern fehlender Unterlagen
  • Rekonstruktion ohne Basisdaten

Sauber aufbereitete Unterlagen ermöglichen eine effiziente und kostengünstige Buchhaltung.

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